استيراد جهات الاتصال من Excel
خطوة بخطوة: استورد جهات اتصال بالجملة من ملف Excel، مع تنظيف تلقائى لأرقام الهاتف وعملية upsert.
يوضح هذا الدليل كيفية استيراد قائمة جهات اتصال موجودة إلى مرسال دفعة واحدة باستخدام ملف Excel، بدلاً من إضافتها يدويًا جهة اتصال تلو الأخرى.
محتاج ايه قبل ما تبدأ
قبل بدء عملية الاستيراد، تأكد من توفر ما يلي:
- ملف .xlsx يحتوي على جهات الاتصال التي ترغب في استيرادها.
- أن يتضمن كل صف رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني واحدًا على الأقل.
- يُفضّل تحديد المجموعة التي ترغب في إضافة جهات الاتصال إليها مسبقًا، مع إمكانية إنشاء مجموعة جديدة أثناء عملية الاستيراد إذا لزم الأمر.
1. افتح جهات الاتصال
من الشريط الجانبي، انتقل إلى جهات الاتصال. تُعد هذه الشاشة المركز الرئيسي لإدارة جهات الاتصال في نظام CRM، حيث يمكنك استعراض جميع جهات الاتصال، وتنظيمها داخل مجموعات، والبحث عنها بسهولة.
2. ابدأ الاستيراد
استخدم زر استيراد في شاشة جهات الاتصال لرفع ملف .xlsx. سيقوم مرسال بقراءة الملف ومطابقة أعمدته مع حقول جهات الاتصال، بما في ذلك الحقول الأساسية مثل الاسم ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني، بالإضافة إلى أي سمات مخصصة (Custom Attributes) قمت بإنشائها في حسابك.
3. اربط السمات المخصصة
إذا كان ملف Excel يحتوي على أعمدة إضافية بجانب الحقول الأساسية — مثل فئة العميل، أو تاريخ الطلبات، أو أي بيانات خاصة بنشاطك — فيمكنك ربط هذه الأعمدة بـ السمات المخصصة (Custom Attributes) أثناء عملية الاستيراد، للحفاظ على جميع البيانات وإضافتها مباشرة إلى سجلات جهات الاتصال.
4. اختيار المجموعة
حدّد المجموعة التي ستُضاف إليها جهات الاتصال المستوردة، أو أنشئ مجموعة جديدة أثناء عملية الاستيراد. يضمن تعيين المجموعة أثناء الاستيراد أن تصبح جهات الاتصال جاهزة للاستخدام مباشرةً كقائمة مستلمين في الحملات، دون الحاجة إلى تنظيمها أو نقلها لاحقًا.
5. نفّذ الاستيراد
بعد مراجعة الإعدادات، أكّد عملية الاستيراد لبدء معالجة الملف. أثناء الاستيراد، يقوم مرسال بتنفيذ عدد من العمليات تلقائيًا، منها:
- التحديث بدلًا من التكرار (Upsert): إذا كانت جهة الاتصال موجودة مسبقًا، يتم تحديث بياناتها بدلًا من إنشاء سجل جديد، مما يمنع ظهور جهات اتصال مكررة عند استيراد قوائم محدثة.
- تنسيق أرقام الهاتف: يتم تنظيف أرقام الهواتف وتوحيد تنسيقها تلقائيًا أثناء الاستيراد، مما يساعد على تصحيح مشكلات التنسيق الشائعة وضمان جاهزية البيانات للإرسال.
6. راجع النتائج
بعد اكتمال عملية الاستيراد، انتقل إلى شاشة جهات الاتصال للتحقق من أن جهات الاتصال الجديدة أو المحدَّثة قد أُضيفت إلى المجموعة الصحيحة، وأن جميع الحقول والبيانات تم استيرادها وربطها بشكل صحيح.
غلطة شائعة: تنسيقات أرقام هاتف غير متسقة
من أكثر المشكلات شيوعًا أثناء الاستيراد اختلاف تنسيق أرقام الهاتف داخل ملف Excel، خاصةً إذا كانت البيانات قادمة من مصادر متعددة مثل أنظمة CRM، أو أنظمة نقاط البيع، أو الإدخال اليدوي. فقد تجد في الملف أرقامًا تتضمن رمز الدولة، وأخرى بدونه، أو أرقامًا تحتوي على مسافات أو شرطات، أو حتى أرقامًا فقدت الصفر الأول بسبب تخزينها كقيم رقمية.
يقوم مرسال بتنظيف وتوحيد الأرقام تلقائيًا قدر الإمكان، إلا أن أفضل ممارسة هي توحيد جميع أرقام الهاتف في ملف Excel إلى الصيغة الدولية الكاملة (مثل +20...) قبل الاستيراد. يساعد ذلك على تحسين دقة مطابقة جهات الاتصال، ويقلل من احتمالية إنشاء سجلات مكررة أو تصنيف الأرقام بشكل غير صحيح.
الخطوات التالية
- CRM وجهات الاتصال: تعرّف على كيفية عمل جهات الاتصال، والمجموعات، والسمات المخصصة معًا لإدارة بيانات العملاء بكفاءة.
- إرسال أول حملة لك: استخدم المجموعة التي قمت باستيرادها كقائمة مستلمين لإنشاء وإطلاق أول حملة.